Controladoria Jurídica: estratégia ,organização, controle e eficiência
O Machado Silva Advogadas e Advogados está há mais de uma década com a Controladoria Jurídica implantada no escritório. Nos últimos anos, o setor vem se fortalecendo e contribuindo para uma maior eficiência no trabalho jurídico. Entrevistamos o advogado Carlos Magno, há mais de uma década no escritório, para saber qual a importância da Controladoria, qual sua principal função, e o que ganham nossos clientes com esse setor.
Ao lado da advogada Luana Leal, Carlos Magno, organiza documentos e informações processuais, padroniza procedimentos, além de distribuir tarefas entre advogados e equipes, e acompanhar os processos, verificando movimentações e providências.
1 - O que é a Controladoria Jurídica em um escritório de advocacia?
Carlos Magno - A Controladoria Jurídica, além de ser um fenômeno do universo jurídico, consiste em uma disciplina de gestão especializada no ecossistema jurídico, que exerce sua missão a partir de experiências práticas e aptidões analíticas ainda raras na formação acadêmica ordinária.
2 - Para que serve?
C.M.- Sua principal função é organizar, controlar e dar eficiência ao trabalho jurídico. Serve para:
- Distribuição de tarefas entre advogados e equipes.
-Acompanhamento dos processos — verificando movimentações e providências necessárias.
-Controle de prazos processuais — reduzindo o risco de perda de prazos.
-Controle de publicações e intimações.
-Padronização de procedimentos do escritório.
-Organização de documentos e informações processuais.
-Alimentação e conferência dos sistemas jurídicos.
-Elaboração de relatórios e indicadores de desempenho.
-Identificação de riscos e gargalos na operação.
-Apoio à gestão do escritório, fornecendo dados para decisões.
3 - Qual o principal ganho de implantar a Controladoria Jurídica?
C.M. - Vale ressaltar que o principal ganho não é simplesmente "não perder prazo", mas sim mudar o modelo de funcionamento do escritório, pois o profissional deixa de ser simultaneamente advogado/secretário/controlador de processos/gestor de tarefas. A Controladoria assume boa parte dessa organização e permite que o advogado concentre energia em estratégia, análise jurídica, elaboração de peças, audiências, negociação e relacionamento com o cliente.
4 - Por que isso é importante?
C.M. - Em um escritório com muitos processos, deixar o controle exclusivamente nas mãos de cada advogado pode gerar sobrecarga, falhas de comunicação e risco de perda de prazos. A Controladoria cria uma estrutura de acompanhamento que proporciona mais organização, menos risco, mais padronização, produtividade e informação para a gestão.
Uma boa Controladoria Jurídica não se limita a coletar e dispor dados. Ela é um setor de gestão estratégica, responsável não apenas por prazos, mas também por procedimentos, qualidade e transparência. Proporciona também condições mais adequadas aos advogados que atuam diretamente nas ações processuais, além de permitir que seus sócios conheçam com mais precisão o funcionamento e os resultados do escritório.
5 - Como isso implica em um serviço jurídico melhor para os clientes?
C.M. - Um escritório de advocacia sem uma Controladoria Jurídica madura age e planeja por instinto, e não pela razão orientada por métricas refinadas. No caso de clientes dos sindicatos, por exemplo, é de suma importância que haja um monitoramento em grande escala, especialmente na atualidade, pois todas as ações coletivas estão sendo individualizadas exigindo controle rápido, eficaz e detalhado Acredito que só uma CJ madura consegue fazer esse monitoramento refinado. Quanto ao cliente individual, a capacidade de longo alcance de monitoramento refinado tende a aperfeiçoar todas as peças processuais, pois torna possível identificar as tendências processuais e jurisprudenciais numa velocidade incomparável .
Na maioria das vezes, o cliente nem vê diretamente a Controladoria, mas sem dúvida percebe seus efeitos na organização, comunicação e na segurança de seu processo. Os clientes conseguem ter uma visão total de seus processos, o que facilita o acompanhamento, e passam também a ter informações mais bem organizadas sobre seus processos, como por exemplo, qual é a próxima etapa, o que está pendente.
6 - Qual é a diferença entre o exercício da Controladoria e do advogado?
C.M. - Toda a Controladoria Jurídica deve ter, no mínimo, um advogado. A atividade tradicional do advogado envolve atuar diretamente nas ações, participação de audiências e sustentações, além do atendimento ao cliente para consultar jurídicas e afins. Já quem trabalha na Controladoria pode atuar indiretamente nas ações, como por exemplo propiciando o tráfego adequado de documentos, identificação dos tipos e subtipos das ações, produção de relatórios que tornem dados complexos em informações simples e objetivas para tomada de decisões.
7 - Quais as características mais valiosas da Controladoria?
C.M. - Caracteriza-se por sua histórica evolução ágil e natureza versátil. Muito além de uma reunião simplificada de dados, trata-se de sua harmonização inteligente e eficaz. Essa inteligência analítica possibilita enxergar realidades operacionais ocultas ao dia a dia dos advogados, identificando, por exemplo, rotinas que geram custos financeiros e humanos desproporcionais ao retorno alcançado.
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